Codice di Condotta - T.M. S.R.L.

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INFO


T.M. S.R.L. “CODICE di CONDOTTA” - C.C./01 Ed. 01 Data 01/12/2015


PREMESSA


Il presente Codice Etico costituisce parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di T.M. S.R.L. (T.M.), sull’osservanza vigila l’OdV, definito e riconosciuto nelle seguenti figure aziendali:
• Amministratore sig. Tarchini Massimo.
• Direzione Tecnico/Produttiva sig. Borleri Pierpaolo.
Il Codice Etico costituisce un documento ufficiale, approvato dal CEO in data 01 Dicembre 2015, recante l’insieme dei diritti, dei doveri e delle responsabilità dell’azienda verso i destinatari dello stesso; per destinatari s’intendono tutti coloro che sono “portatori d’interesse” ovvero tutti gli esponenti aziendali, senza eccezione alcuna, e tutti coloro (Pubblica Amministrazione, associazioni e comunità locale, fornitori, ecc.) che, direttamente o indirettamente, stabilmente o temporaneamente, instaurano relazioni o rapporti con l’azienda in questione, con fine ultimo quello di perseguirne gli obiettivi.
Ogni dipendente aziendale o collaboratore esterno è tenuto al rispetto del presente Codice e ha quindi l’onere di conoscere i principi e le norme riportati, astenendosi da comportamenti contrari, rivolgendosi al superiore per chiarimenti ed eventuali denunce, non celando alle controparti l’esistenza del codice in questione.
Coloro che occupano posizioni di responsabilità sono tenuti ad essere d’esempio per i propri colleghi, a indirizzarli all’osservanza del Codice e a favorire il rispetto delle norme.
In particolare, il management è tenuto ad osservarlo nel proporre e realizzare progetti, azioni ed investimenti della società e nel fissare gli obiettivi aziendali.
T.M.S.R.L. promuove l’applicazione del presente a dipendenti e collaboratori, anche mediante l’inserzione nei rispettivi contratti di apposite clausole che stabiliscono l’obbligo di osservare le disposizioni in oggetto.
La violazione di tali principi altera il rapporto fiduciario tra azienda ed esponente aziendale che l’ha posto in essere; tale inosservanza è da ritenersi parte integrante delle obbligazioni di tutti i dipendenti ai sensi dell’art. 2104 c.c.
T.M. S.R.L. si impegna a tenere aggiornato il Codice Etico, al fine di adeguarlo all’evoluzione dell’azienda e delle normative.


1 PRINCIPI E NORME

1.1 Finalità

Nella consapevolezza che un’impresa è valutata, oltre che per la qualità dei prodotti e servizi che è in grado di offrire, anche sulla base della sua capacità di produrre valore, nel rispetto di principi etici, con il presente Codice Etico T.M. S.R.L. intende:

  • definire ed esplicitare i principi e le regole di comportamento che informano la propria attività ed i rapporti con dipendenti, collaboratori, partner commerciali, soci, istituzioni ed in generale con ogni altro portatore d’interesse (stakeholders);

  • indicare i principi di comportamento alla cui osservanza sono tenuti i destinatari del presente Codice Etico;

  • responsabilizzare coloro che operano nella sfera di azione della azienda in ordine all’osservanza di detti principi, rafforzando la consapevolezza e l’impegno dei responsabili di area nell’applicazione delle sanzioni in vigore, al fine di assicurare l’effettività e l’efficacia del presente Codice.

T.M. S.R.L. adottando detto Codice Etico intende comunicare, anche all’esterno, i principi e le regole di comportamento, che rafforzano e concretizzano il generale principio di legalità, inteso come rispetto di tutte le leggi, regolamenti, provvedimenti amministrativi ed in generale delle disposizioni normative in vigore.

1.2 Destinatari

Le regole contenute nel Modello e nel Codice Etico si applicano a coloro che svolgono, anche di fatto, funzioni di gestione, amministrazione, direzione o controllo, ai dipendenti, nonché a coloro i quali sono legati da rapporti contrattuali alla medesima.
Tali soggetti verranno di seguito definiti come “Destinatari”; in particolare, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

  • Consiglio di Amministrazione;

  • Dirigenti;

  • Dipendenti;

  • Consulenti, agenti, partner commerciali, collaboratori comunque denominati.

I destinatari del Codice Etico sono tenuti a rispettarne puntualmente tutte le disposizioni, anche in adempimento dei doveri di lealtà, correttezza e diligenza che scaturiscono dai rapporti giuridici instaurati con la Società.
T.M. S.R.L. condanna qualsiasi comportamento difforme, oltre che dalla legge, dalle previsioni del Modello e del presente Codice, anche qualora il comportamento sia realizzato nell’interesse della stessa ovvero con l’intenzione di arrecarle un vantaggio.

1.3 Principi generali
L’attività imprenditoriale di T.M. S.R.L. è basata sui seguenti principi:

1.3.1 Imparzialità

Nelle decisioni che influiscono con i propri stakeholders (gestione del cliente, organizzazione del lavoro, selezione e gestione dei fornitori, ecc.), T.M. S.R.L. evita qualsiasi forma di discriminazione che sia basata su età, sesso, stato di salute, razza, nazionalità, opinioni politiche e credenze religiose dei propri interlocutori.

1.3.2 Legalità

T.M. S.R.L. ha come principio imprescindibile il rispetto di leggi e di regolamenti vigenti e di tutto ciò che è legato al rispetto dei diritti umani.
Ogni dipendente della società deve quindi impegnarsi al rispetto dei suddetti; tale impegno dovrà valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con la società.
T.M. S.R.L. non inizierà o proseguirà nessun rapporto con chi non intenda allinearsi a questo principio.
Assicurerà un adeguato programma di formazione e sensibilizzazione continua sulle problematiche attinenti al Codice Etico, i dipendenti ed i collaboratori sono invitati a rivolgersi all’OdV in caso di ipotesi di dubbio, o necessità di ulteriori approfondimenti, in relazione alla completa osservanza ed interpretazione di quanto sancito dal Codice Etico.

1.3.3 Rispetto, Onestà e Integrità

Ciascun dipendente riconosce e rispetta la dignità personale, la sfera privata e i diritti della personalità di qualsiasi individuo.
Non sono tollerate discriminazioni nei confronti di chiunque, né molestie o offese sessuali, personali o di altra natura.
Questi principi valgono sia nei rapporti di collaborazione all’interno della Società sia nei rapporti con terzi.
Le decisioni prese in merito ai collaboratori, siano essi colleghi, dipendenti, fornitori, clienti e controparti commerciali, si basano esclusivamente su considerazioni eque e non su riflessioni inopportune dettate da discriminazione o coercizione.
Nello svolgimento delle proprie funzioni, ciascun dipendente si comporta con trasparenza e onestà, assumendosi le responsabilità che gli competono in ragione delle proprie funzioni.
E’ inoltre un partner affidabile e, agendo con assoluta integrità, non fa promesse che non sia in grado di mantenere.

1.3.4 Tutela della reputazione di T.M. S.R.L.

La reputazione di T.M. S.R.L. è determinata in misura sostanziale dalle azioni e dalla condotta di ciascun dipendente. Pertanto, il comportamento illecito o inopportuno anche di un solo dipendente può, di per sé, causare danni rilevanti alla società.
Ogni dipendente è tenuto, con la propria condotta, a salvaguardare e a promuovere la buona reputazione dell'Azienda.

1.3.5 Professionalità e valorizzazione delle risorse umane

I dipendenti di T.M. S.R.L. costituiscono un indispensabile fattore di successo.
Per questo motivo l’azienda tutela e promuove il valore delle risorse umane allo scopo di massimizzarne il grado di soddisfazione ed accrescerne il patrimonio di competenze possedute.
I corsi effettuati dai dipendenti a carico di T.M. S.R.L. e le qualifiche raggiunte sono riservate esclusivamente ad uso interno, per lo svolgimento delle relative attività.

1.3.6 Imprenditorialità

T.M. S.R.L. opera nella gestione dell’ azienda con criteri di economicità ed efficienza per fornire soluzioni e servizi con un elevato rapporto qualità / costo e conseguire una piena soddisfazione degli utenti.

1.3.7 Qualità dei servizi

T.M. S.R.L. orienta la propria attività alla soddisfazione e alla tutela del proprio cliente oltre all’apprezzamento della collettività in cui opera.
Per questo motivo sviluppa le proprie attività secondo elevati standard di qualità.

1.3.8 Concorrenza sleale

T.M. S.R.L. intende tutelare il valore della concorrenza leale astenendosi da comportamenti collusivi e anticoncorrenziali.

1.3.9 Riservatezza

T.M. S.R.L. garantisce, in conformità alle disposizioni di legge, la riservatezza delle informazioni in proprio possesso.
Ai dipendenti e/o collaboratori è fatto divieto di utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi all’esercizio della propria attività professionale.
In particolare, le informazioni, i dati, le conoscenze acquisite, elaborate e gestite dai Soggetti nell'esercizio della propria attività devono rimanere strettamente riservate ed opportunamente protette e non possono essere utilizzate, comunicate o divulgate, sia all'interno sia all'esterno della società, se non nel rispetto della normativa vigente e delle procedure aziendali.
Le informazioni riservate sono:

  • i piani aziendali, strategici, economici/finanziari, contabili, commerciali, gestionali, operativi;

  • i progetti e gli investimenti;

  • i dati relativi al personale, ai clienti, ai fornitori, agli utenti e in generale tutti i dati definiti personali dalla D. Lgs. n. 196/03 con particolare attenzione per quelli che la legge stessa definisce come sensibili;

  • i parametri aziendali di prestazione e di produttività;

  • gli accordi societari, gli accordi e i contratti commerciali, i documenti aziendali;

  • le banche dati quali fornitori, clienti, dipendenti, mediatori e collaboratori esterni.

I Soggetti, nel trattare tali dati e informazioni, devono prestare la massima attenzione e riservatezza.
In particolare i dipendenti devono:

  • mantenere riservate le notizie e le informazioni apprese nell'esercizio delle proprie funzioni e che non siano oggetto di trasparenza in conformità alla legge ed ai regolamenti;

  • osservare il dovere di riservatezza anche dopo la cessazione dal servizio;

  • consultare i soli documenti cui sono autorizzati ad accedere, facendone uso conforme alle proprie mansioni e consentendone l'accesso solo a coloro che ne abbiano titolo ed in conformità alle prescrizioni impartite;

  • prevenire l'eventuale dispersione di dati osservando le misure di sicurezza impartite custodendo con ordine e cura gli atti affidati ed evitando di effettuarne inutili copie.

1.3.10 Conflitti di interesse

Nello svolgimento di ogni attività i dipendenti operano per evitare di incorrere in situazioni di conflitto di interesse, reale o anche soltanto potenziale con le società, direttamente o per interposta persona, come espressamente disciplinato nei rispettivi contratti di lavoro.
Coloro che si trovino in situazioni anche solo di potenziale conflitto, in cui siano coinvolti interessi personali ovvero di persone ad essi collegate (quali, ad esempio, familiari, amici, conoscenti) le dovranno immediatamente segnalare al Dirigente/Responsabile di Area al quale sono subordinati.
Ai sensi dell’art. 2391 del c.c., è dovere del Dirigente avvertire il CEO di qualsiasi comportamento che possa anche solo prefigurare un conflitto di interessi.
L’Organismo di Vigilanza, doverosamente avvertito da questi ultimi, valuta, caso per caso, l’effettiva sussistenza di quanto riferitogli.

1.3.11 Trasparenza e completezza dell’informazione

Le informazioni che vengono diffuse dalla società sono veritiere, complete, trasparenti e comprensibili, in modo da permettere ai destinatari di assumere decisioni consapevoli, in merito alle relazioni da intrattenere con la società stessa. In particolare, nella formulazione di qualunque forma di accordo, T.M. S.R.L. avrà cura di specificare al contraente, in modo chiaro e comprensibile i comportamenti da tenere nello svolgimento del rapporto instaurato.

1.3.12 Protezione della salute

Ai dipendenti, i soci e collaboratori, la cui integrità fisica e morale è considerata valore primario dell’Azienda, vengono garantite condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, in ambienti di lavoro sicuri e salubri.

1.3.13 Diligenza e buona fede

Ogni dipendente, socio e/o collaboratore deve agire lealmente e secondo buona fede, rispettando gli obblighi contrattualmente sottoscritti ed assicurando le prestazioni richieste.
Deve, altresì, conoscere ed osservare il contenuto del presente Codice Etico, improntando la propria condotta al rispetto, alla cooperazione ed alla reciproca collaborazione.

1.3.14 Documentazione delle attività

Tutte le attività, azioni, transazioni ed operazioni della società devono essere:

  • compiute nel rispetto delle norme vigenti, della massima correttezza gestionale, della completezza e trasparenza delle informazioni e della legittimità sia formale che sostanziale;

  • compiute nel rispetto delle istruzioni e delle procedure nonché dei budget e devono essere coerenti e congrue;

I Soggetti che si dovessero trovare a conoscenza di eventuali omissioni, alterazioni o falsificazioni delle registrazioni contabili, ovvero dei relativi documenti di supporto, sono tenuti ad informare tempestivamente il CEO della Società, ovvero il Responsabile preposto.

1.3.15 Responsabilità verso la collettività

T.M. S.R.L. è consapevole dell’influenza che le proprie attività possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul benessere generale della collettività, nonché dell’importanza dell’accettazione sociale delle comunità in cui opera.
Per questo motivo, intende condurre le attività finalizzate al conseguimento dell’oggetto sociale in funzione dell’apprezzamento sociale, nel rispetto delle comunità locali e nazionali con cui si trova ad interagire.

2 REGOLE DI CONDOTTA NELLA FORMAZIONE DEI BILANCI E NELLE RELAZIONI CON ORGANI SOCIETARI

2.1 Registrazioni contabili e conseguente formazione dei bilanci

T.M. S.R.L. istruisce i propri dipendenti, soci e collaboratori affinché siano costantemente garantite verità, completezza, chiarezza e tempestività di informazioni, sia all’interno che all’esterno, nonché la massima accuratezza nell’elaborazione, custodia e aggiornamento di dati e informazioni contabili e societarie.
A tal fine, ogni operazione o transazione deve essere correttamente e tempestivamente registrata nel sistema di contabilità aziendale secondo i criteri indicati dalla legge e sulla base dei principi contabili applicabili; ogni operazione o transazione deve essere autorizzata, verificabile, legittima, coerente e congrua.
Affinché la contabilità risponda ai requisiti di verità, completezza e trasparenza del dato registrato, deve essere conservata agli atti della Società un’adeguata e completa documentazione di supporto dell’attività svolta, in modo da consentire:

  • l’accurata registrazione contabile di ciascuna operazione;

  • l’immediata determinazione delle caratteristiche e delle motivazioni alla base della stessa;

  • l’agevole ricostruzione formale dell’operazione, anche da un punto di vista cronologico;

  • la verifica del processo di decisione, di autorizzazione e di realizzazione, nonché l’individuazione dei vari livelli di responsabilità e controllo.

Ciascuna registrazione contabile deve riflettere ciò che risulta dalla documentazione di supporto e deve altresì tenere conto del reale effetto economico dell’operazione o del contratto contabilizzati.
Pertanto, è compito di ciascun dipendente, o collaboratore a ciò deputato, fare in modo che la documentazione di supporto sia facilmente reperibile ed ordinata secondo criteri logici ed in conformità alle disposizioni e alle procedure aziendali.
Sono vietati gli ordini di pagamento in mancanza di un’adeguata documentazione di supporto giustificativa dell’operazione.
I dipendenti e i collaboratori di T.M. S.R.L., questi ultimi nella misura in cui siano a ciò deputati, che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni o trascuratezze nelle registrazioni contabili o nelle documentazioni di supporto, sono tenuti a evidenziarli tempestivamente al Presidente.
Anche i consulenti, seppure limitatamente all’attività svolta in favore dell’Azienda sono tenuti ad effettuare eventuali segnalazioni di irregolarità.
Il Presidente, il Responsabile Amministrativo e tutti i soggetti coinvolti nelle attività di formazione del bilancio sono tenuti al rispetto delle norme, anche regolamentari, inerenti la veridicità e la chiarezza dei dati e delle valutazioni.
Sono inoltre tenuti a prestare la massima e pronta collaborazione a tutti gli Organismi di controllo, che in virtù dei loro poteri, chiedano informazioni e documentazione circa l'amministrazione della Società.

2.2 Controlli interni

Per “controlli interni” si intendono tutti gli strumenti necessari o utili a indirizzare, verificare e perseguire le attività di T.M. S.R.L. con il fine di assicurare il rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, proteggere i beni aziendali, gestire efficacemente le attività sociali e fornire con chiarezza informazioni veritiere, corrette e affidabili sulla situazione patrimoniale, economica e finanziaria dell’impresa, nonché individuare e prevenire i rischi in cui la stessa possa incorrere.
È compito di T.M. S.R.L. promuovere, a tutti i livelli, una cultura interna caratterizzata dalla consapevolezza dell’esistenza dei controlli ed orientata all’esercizio degli stessi.
Il Responsabile Amministrativo e i dipendenti sono tenuti a partecipare, secondo le rispettive competenze, alla realizzazione e all’attuazione di un sistema di controllo aziendale efficace e a renderne partecipi gli altri soggetti con cui gli stessi si rapportano.
Costoro devono, per quanto di loro competenza:

  • contribuire al corretto funzionamento del sistema di controllo;

  • custodire responsabilmente i beni aziendali, siano essi materiali o immateriali, strumentali all’attività svolta e a non farne un uso improprio.

In materia di controllo interno si ricorda, infine, che T.M. S.R.L. attua il D. Lgs. 231/01 tramite l’adozione, oltre al presente Codice Etico, di uno specifico Modello di Organizzazione Gestione e Controllo e tramite l’istituzione di un Organismo di Vigilanza, chiamato a monitorare il rispetto degli standard di controllo previsti dal Modello stesso e dal presente Codice.

3 RAPPORTI CON I DIPENDENTI
T.M. S.R.L. considera le Risorse Umane elemento centrale delle imprese e si impegna a sviluppare le capacità e le competenze di ciascun dipendente affinché l’energia e la creatività dei singoli trovi piena espressione nell’attività svolta.
Nelle varie fasi di gestione dei rapporti di lavoro con i propri dipendenti si ispira ai seguenti principi.

3.1 Selezione del personale

T.M. S.R.L. offre le medesime opportunità senza discriminazione alcuna (ad esempio, per motivi di sesso, razza, lingua, religione, opinioni politiche, appartenenza sindacale), a partire dal momento della selezione del personale.
La valutazione dei candidati che partecipano alla selezione è incentrata sulla verifica del soddisfacimento dei requisiti professionali e psicoattitudinali previsti dal profilo richiesto, nel rispetto della dignità, della personalità, della sfera privata e delle opinioni del candidato.
Non sono consentiti favoritismi, forme di clientelismo o nepotismo.

3.2 Costituzione del rapporto di lavoro

Le assunzioni avvengono con regolare contratto di lavoro nel pieno rispetto della legge e del CCNL applicato, favorendo l’inserimento del lavoratore nell’ambiente di lavoro.

3.3 Gestione del personale

T.M. S.R.L. offre le medesime opportunità di carriera a coloro che risultino in possesso delle caratteristiche richieste per l’accesso a funzioni, incarichi e/o profili superiori, senza discriminazione alcuna e sulla base di criteri meritocratici, di competenza professionale acquisita e, comunque, sulla base di parametri strettamente professionali.
T.M. S.R.L. considera la formazione del personale e l’aggiornamento costante su specifiche tematiche (ad esempio: sicurezza ed igiene del lavoro; privacy e sicurezza dei dati, ecc.) priorità aziendale e si impegna ad organizzare e a garantire la partecipazione dei dipendenti a corsi di formazione, purché le eventuali qualifiche professionali ottenute siano utilizzate per il perseguimento di scopi prettamente aziendali.

3.4 Molestie e discriminazioni nel luogo di lavoro

T.M. S.R.L. esige che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non si verifichino molestie di alcun genere nei confronti di dipendenti, fornitori, clienti o visitatori.
Per molestia si intende qualsiasi forma di intimidazione, minaccia comportamento o offesa verbale che sia di ostacolo al sereno svolgimento delle proprie funzioni.
T.M. S.R.L. esige, altresì, che nelle relazioni di lavoro interne ed esterne non si verifichino discriminazioni di alcun genere nei confronti di dipendenti, fornitori, clienti o visitatori legate a differenza di sesso, di razza, di lingua, di religione, di opinioni politiche, di condizioni personali o sociali.
Chiunque, nel prestare la propria attività in favore della società, ritenga di essere stato oggetto di molestie o di esser stato discriminato per qualsivoglia motivo può segnalare l’accaduto al superiore gerarchico o direttamente all’OdV.
E’ proibito qualsiasi atto di ritorsione nei confronti del dipendente che rifiuta, lamenta o segnala tali fatti incresciosi.

3.5 Abuso di sostanze alcoliche o stupefacenti

T.M. S.R.L. vieta a ciascun dipendente o collaboratore l’uso e l’abuso durante l’orario di lavoro e prima di svolgere l’attività lavorativa di sostanze alcoliche e stupefacenti, allucinogene o che comunque impediscano od ostacolino il regolare svolgimento dell’attività lavorativa.

3.6 Fumo

T.M. S.R.L. impone il rispetto dei divieti previsti della normativa in materia di fumo ed in ogni caso nei luoghi nei quali ciò possa generare pericolo per la sicurezza delle persone e la salubrità degli ambienti.

3.7 Sicurezza e salute dei lavoratori

T.M. S.R.L. si impegna a diffondere e consolidare una cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutti i dipendenti e collaboratori; inoltre opera per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori.
Obiettivo della Società è proteggere le risorse umane, patrimoniali e finanziarie dell’azienda, ricercando costantemente le sinergie necessarie non solo all’interno ma anche con i fornitori, le imprese ed i clienti coinvolti nelle attività aziendali.
T.M. S.R.L. si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni di legge, sia nazionali che internazionali, in tema di igiene, sicurezza sul lavoro e tutela della salute dei lavoratori, in particolare, ma non esclusivamente il D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.

3.8 Tutela dei dati personali

T.M. S.R.L. si uniforma alle prescrizioni di legge applicabili in materia di trattamento dei dati personali.
Con particolare riguardo al trattamento dei dati personali dei lavoratori, la Società predispone specifiche cautele e procedure, che devono essere scrupolosamente rispettate dal personale e addetti collaboratori, volte ad informare ciascun dipendente sulla natura dei dati personali oggetto di trattamento da parte di T.M. S.R.L., sulle modalità di trattamento, sugli ambiti di comunicazione ed, in generale, su ogni dato relativo alla sua persona.
T.M. S.R.L. si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni di legge, sia nazionali che internazionali, in tema di tutela e sicurezza dei dati personali, in particolare, ma non esclusivamente il D.Lgs. 196/03 e s.m.i.

3.9 Tutela dei beni informatici e trattamento illecito dei dati

T.M. S.R.L. si uniforma alle prescrizioni di legge applicabili in materia di tutela dei sistemi informatici, delle banche dati, programmi informatici, delle comunicazioni e dei documenti informatici o telematici.
La Società si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni di legge, sia nazionali che internazionali, in tema di tutela di beni informatici, in particolare, ma non esclusivamente il D.Lgs.512/1998 e s.m.i. e il D.Lgs. 48/2008e s.m.i.

3.10 Doveri dei dipendenti e collaboratori

3.10.1 Diligenza e buona fede

Ogni dipendente, dirigente e collaboratore deve agire lealmente e secondo buona fede rispettando gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro ed assicurando una collaborazione attiva ed intensa, secondo le direttive dell’azienda, nonché conoscere ed osservare le norme deontologiche contenute nel presente Codice Etico, improntando la propria condotta al rispetto ed alla cooperazione e reciproca collaborazione.
Tutte le azioni, le operazioni e le negoziazioni e, in genere, i comportamenti posti in essere nello svolgimento dell’attività lavorativa, devono essere improntati ai principi di onestà, correttezza, integrità, trasparenza, legittimità, chiarezza e reciproco rispetto nonché essere aperti alle verifiche ed ai controlli secondo le norme vigenti e le procedure interne.
Tutte le attività devono essere svolte con diligenza professionale.
Ciascuno deve fornire contributi professionali adeguati alle responsabilità assegnate e deve agire in modo da tutelare il prestigio della Società.
Il personale della Società conosce ed attua quanto previsto in tema di tutela dell’ambiente, di sicurezza ed igiene del lavoro e di tutela della privacy, in relazione alla funzione esercitata e/o al livello di responsabilità assunto.

3.10.2 Conflitto d’interessi

Presidente, Consiglieri, dirigenti, responsabili di area, dipendenti, e collaboratori di T.M. S.R.L. devono astenersi dallo svolgere attività che siano anche potenzialmente in conflitto con gli interessi della Società.
A titolo esemplificativo, ma non esaustivo, situazioni che possono provocare conflitto di interessi sono le seguenti:

  • la partecipazione a decisioni che riguardano affari con soggetti con cui il dipendente o un familiare stretto del dipendente abbiano interessi oppure da cui potrebbe derivare un interesse personale (ivi incluse persone giuridiche di cui egli sia titolare o a cui egli sia comunque interessato, direttamente o indirettamente);

  • la strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli dell’Azienda;

  • la spendita del nome per usufruire di vantaggi personali;

  • l’utilizzazione di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzo in contrasto con gli interessi della Società;

  • lo svolgimento di attività lavorative di qualunque genere (prestazioni d’opera e prestazioni intellettuali) presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in contrasto o conflitto con gli interessi della Società;

  • la conclusione, il perfezionamento o l’avvio di trattative e/o contratti, in nome e/o per conto di T.M. S.R.L., che abbiano come controparte familiari o soci del dipendente o da cui, comunque, possano derivare vantaggi personali, ovvero l’accettazione di denaro o altro beneficio o favore da persone fisiche o giuridiche che sono o intendono entrare in rapporti di affari con T.M. S.R.L.

È fatto divieto di avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui si è venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni.
Prima di accettare un incarico di consulenza, di direzione, amministrazione, di prestazione di lavoro subordinato o autonomo, o altro incarico in favore di altro soggetto, oppure nel caso in cui si verifichi una situazione di conflitto di interessi, anche potenziale, ciascun dipendente è tenuto a darne comunicazione al proprio superiore.
Parimenti, ciascun dipendente / collaboratore è tenuto a evidenziare all’azienda, con le stesse modalità di cui sopra, le situazioni di conflitto di interessi in cui versino altri dipendenti e di cui sia venuto a conoscenza.
E’ fatto divieto di utilizzare informazioni riservate acquisite nello svolgimento delle attività lavorativa a vantaggio proprio o di un terzo.

3.10.3 Tutela del patrimonio aziendale e dell’ambiente di lavoro

Ogni dipendente, consigliere, dirigente e collaboratore è tenuto a salvaguardare il patrimonio aziendale, custodendo i beni mobili ed immobili, le attrezzature, i prodotti aziendali, le informazioni e il know-how di T.M. S.R.L.
In particolare, deve:

  • usare i beni aziendali secondo le policy aziendali, osservando scrupolosamente tutti i programmi di sicurezza per prevenirne l’uso non autorizzato od il furto;

  • evitare utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l’interesse dell’Azienda;

  • mantenere il segreto sulle informazioni riservate riguardanti la Società o partner commerciali, evitando di rivelarle a terzi soggetti.

3.10.4 Risorse informatiche e telematiche aziendali

Ogni dipendente, consigliere, dirigente e collaboratore è tenuto a salvaguardare il patrimonio informatico e telematico aziendale, custodendo le risorse tecnologiche e i supporti informatici di T.M. S.R.L.
In particolare, ogni dipendente e collaboratore deve:

  • non inviare messaggi di posta elettronica non attinenti alla propria attività lavorativa o dannosi per l’immagine della Società;

  • custodire e non rivelare a terzi non autorizzati la propria password personale ed il proprio codice di accesso alle banche dati aziendali;

  • non riprodurre per uso personale i software aziendali né utilizzare per fini privati gli strumenti in dotazione;

  • non registrare sugli elaboratori aziendali software non autorizzati dal Referente Informatico e ”file” informatici dal contenuto non strettamente connesso all’attività lavorativa o illegali;

  • non navigare su siti web dal contenuto non strettamente connesso all’attività lavorativa;

  • non utilizzare i sistemi di comunicazione aziendali (e-mail, intranet,telefono ecc.) per negoziare l’acquisto o la vendita di beni e servizi estranei all’esercizio dell’attività lavorativa né per diffondere materiale indecoroso, offensivo o dannoso per l’Azienda o per i terzi (per es. virus informatici).

Più in generale è fatto divieto utilizzare pc, telefono e qualsiasi apparecchiatura informatica per fini strettamente personali e/o per ledere il patrimonio e la reputazione aziendale.
Ogni dipendente e collaboratore è responsabile della protezione dei beni e delle risorse tecnologiche dei dati e delle informazioni a lui affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente i propri diretti Referenti di eventi potenzialmente dannosi per tali beni e risorse.

3.10.5 Tutela dell’immagine

La buona reputazione e l’immagine di T.M. S.R.L. rappresentano un valore immateriale fondamentale da tutelare in ogni momento della vita aziendale, all’interno e all’esterno della Società.
I Consiglieri, i dirigenti, e i dipendenti tutti si impegnano:

  • ad agire in conformità ai principi dettati dal presente Codice Etico nei rapporti tra colleghi, clienti, fornitori e terzi in generale, mantenendo uno stile relazionale improntato a qualità, disponibilità e decoro conforme agli standard comuni alle aziende delle dimensioni e del rilievo dell’Azienda;

  • ad astenersi da qualsivoglia comportamento che possa, direttamente o indirettamente, causare alla Società un danno in termini di immagine e/o credibilità sul mercato.


4 RAPPORTI CON I CLIENTI
T.M. S.R.L. uniforma la propria condotta nei rapporti con i clienti a principi di legalità, trasparenza, correttezza, affidabilità, responsabilità e qualità.
I dipendenti, dirigenti, consiglieri, ed i collaboratori della Società, pertanto, nell’ambito dei compiti assegnati, devono:

  • osservare scrupolosamente tutte le disposizioni di legge e regolamentari, le disposizioni del presente Codice Etico e le procedure interne relative alla gestione dei rapporti con i clienti;

  • fornire al cliente ogni informazione sulle condizioni ed i termini dei contratti relativi ai prodotti e servizi offerti, affinché il cliente ne sia pienamente consapevole all’atto del perfezionamento dell’accordo, rispettando scrupolosamente le relative procedure aziendali;

  • attenersi a verità nelle comunicazioni pubblicitarie, rifuggendo qualsiasi pratica ingannevole;

  • adottare un comportamento improntato alla disponibilità, al rispetto, alla cortesia, in linea con gli standard di T.M. S.R.L., caratterizzati dalla più alta professionalità;

  • curare con particolare attenzione tutte le attività, nell’ottica di un miglioramento continuo della qualità dei prodotti e servizi offerti, raccogliendo con cortesia eventuali suggerimenti o reclami da parte dei clienti;

  • preservare la propria indipendenza nei confronti di condizionamenti sia interni che esterni.

È fatto espresso divieto di:

  • intrattenere rapporti con soggetti privi, in quanto conosciuti, dei necessari requisiti di onorabilità, serietà ed affidabilità;

  • intrattenere rapporti commerciali con soggetti che, anche indirettamente, pongono in essere comportamenti contrari alla libertà e personalità individuale e/o violano o contribuiscono a violare i diritti fondamentali della persona (ad esempio, sfruttando il lavoro minorile, favorendo il turismo sessuale, la pedopornografia ecc.);

  • ricevere denaro o altra utilità o beneficio da parte di clienti per l’esecuzione di un atto del proprio ufficio o contrario ai doveri d’ufficio;

  • dare o ricevere, direttamente o indirettamente, regali, omaggi, ospitalità, o altri vantaggi, salvo piccoli donativi di cortesia o regalie d’uso quali quelli utilizzati in occasione di ricorrenze e festività.

Il dipendente, consigliere, e/o dirigente che riceva dai clienti omaggi, o altra forma di beneficio, non direttamente ascrivibili a normali relazioni di cortesia, dovrà assumere ogni opportuna iniziativa al fine di rifiutare detto omaggio o altra forma di beneficio ed informarne il proprio diretto superiore oppure l’OdV.

5 RAPPORTI CON I COLLABORATORI ESTERNI
Ogni dipendente in relazione alle proprie funzioni, avrà cura di:

  • osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla selezione ed alla gestione dei rapporti con i collaboratori esterni di T.M. S.R.L. comunque denominati (collaboratori, consulenti, rappresentanti, agenti, procacciatori d’affari);

  • evitare di selezionare persone e imprese di cui sia nota la mancanza di caratteristiche di integrità morale ineccepibile;

  • contattare tempestivamente il proprio diretto superiore oppure il Responsabile di Area in caso di eventuali violazioni del Codice Etico da parte di collaboratori dell’Azienda;

Menzionare espressamente, in tutti i contratti di collaborazione, comunque denominati (collaborazione, consulenza, agenzia, procacciamento d’affari) l’obbligo di attenersi ai principi del presente Codice, sanzionando l’eventuale inosservanza di tali principi con la previsione della facoltà per la Società di risolvere il contratto.
I collaboratori, comunque denominati, sono tenuti al rispetto dei principi contenuti nel Codice.

6 RAPPORTI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE ED ENTI ASSIMILATI
Le relazioni di T.M. S.R.L. con la Pubblica Amministrazione devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società.
L’assunzione di impegni e la gestione dei rapporti, di qualsiasi genere, con la Pubblica Amministrazione e/o dei rapporti aventi carattere pubblicistico sono riservate esclusivamente alle unità aziendali a ciò preposte e regolarmente autorizzate.
Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione i dipendenti, dirigenti, responsabili di area devono astenersi dall’influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata.
In ogni caso, nel corso di una trattativa di affari o di un rapporto, anche commerciale, con la P.A., in Italia o all’estero, nonché in caso di controlli/ispezioni/verifiche da parte delle Autorità di volta in volta competenti, T.M. S.R.L. si impegna a:

  • non offrire opportunità di lavoro e/o commerciali a favore del personale della Pubblica Amministrazione coinvolto nella trattativa, nel rapporto o nei controlli/ispezioni/verifiche, o a loro familiari;

  • non offrire, direttamente o indirettamente, omaggi, regali o qualsivoglia utilità a personale della Pubblica Amministrazione, o a loro familiari, salvo il caso in cui si tratti di atti di cortesia commerciale di modico valore e comunque nel rispetto dei limiti di valore previsti, previa autorizzazione del superiore gerarchico;

  • non sollecitare od ottenere informazioni riservate che compromettano l’integrità o la reputazione di entrambe le parti.

Nei rapporti con la Pubblica Amministrazione non è consentito al Presidente, ai dirigenti e/o dipendenti di T.M. S.R.L. di corrispondere, né offrire, direttamente o tramite terzi, somme di denaro o utilità di qualsiasi genere ed entità, siano essi pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, rappresentanti di governo, pubblici dipendenti e privati cittadini, sia italiani che di altri Paesi, con i quali la Società intrattiene relazioni commerciali, per compensarli o ripagarli di un atto del loro ufficio né per conseguire l’esecuzione di un atto contrario ai doveri del loro ufficio.
Tali condotte sono, altresì, tassativamente vietate per favorire o danneggiare una parte in un processo civile, penale o amministrativo, e arrecare un vantaggio diretto o indiretto alla Società.
Atti di cortesia commerciale, quali omaggi o forme di ospitalità, o qualsiasi altra forma di beneficio (anche sotto forma di liberalità) sono consentiti soltanto se volti a promuovere l’immagine di T.M. S.R.L. e unicamente se di modico valore, corrispondenti alle normali consuetudini nelle relazioni commerciali e tali da non compromettere l’integrità e la reputazione delle parti oltre che conformi agli usi; tali atti non dovranno comunque poter essere interpretati, da un osservatore terzo ed imparziale, come atti destinati ad ottenere vantaggi e favori in modo improprio. In ogni caso devono sempre essere autorizzati ed adeguatamente documentati.
Qualora i dipendenti, dirigenti, responsabili di area, nonché il Presidente di T.M. S.R.L. ricevano richieste esplicite o implicite di benefici di qualsiasi natura da parte della Pubblica Amministrazione ovvero da parte di persone fisiche o giuridiche che agiscono alle dipendenze o per conto della stessa P.A, devono immediatamente sospendere ogni rapporto e informare il proprio referente, nonché l’OdV.
Le previsioni sopra indicate non devono essere eluse ricorrendo a forme diverse di aiuti e contribuzioni che, sotto la veste di incarichi, consulenze, pubblicità, sponsorizzazioni, spese di rappresentanza, ecc., abbiano finalità analoghe a quelle vietate nel presente paragrafo.
I collaboratori esterni che ricevano offerta di omaggi o benefici non consentiti sono tenuti, secondo le procedure stabilite, a rifiutarli e a darne immediata comunicazione all’OdV per la valutazione della conformità dell’offerta ai principi del presente Codice.

6.1 Contributi, finanziamenti e altre erogazioni

T.M. S.R.L. vieta ai propri dipendenti di utilizzare o presentare dichiarazioni o documenti falsi e/o attestanti cose non vere, ovvero omettere informazioni per conseguire, a vantaggio o nell’interesse della Società, contributi, finanziamenti o altre erogazioni, comunque denominate, concesse o erogate dallo Stato, da un ente pubblico o dalle Comunità europee.
T.M. S.R.L. vieta, altresì, ai propri dipendenti di indurre volontariamente in errore soggetti appartenenti all’ente erogatore con espedienti diretti a procurare in maniera indebita alla Società contributi, finanziamenti o altre erogazioni, comunque denominate, concesse o erogate dallo Stato, da un ente pubblico o dalle Comunità europee.
È, infine, fatto divieto di utilizzare contributi, finanziamenti o altre erogazioni, comunque denominate, concesse dallo Stato, da un ente pubblico o dalle Comunità europee per scopi diversi da quelli per i quali sono stati assegnati.

7 RAPPORTI CON ALTRI INTERLOCUTORI

7.1 Rapporti economici con partiti, organizzazioni sindacali ed associazioni

T.M. S.R.L. non eroga contributi di alcun genere, direttamente o indirettamente, a partiti politici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, sia in Italia che all’estero, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano il fine esclusivo di propaganda politica.
Si astiene inoltre da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici.
Il Presidente, i dirigenti e i dipendenti a loro volta, non possono svolgere attività politica, esclusa quella sindacale, durante l’orario di lavoro, o utilizzare beni o attrezzature della Società a tale scopo; dovranno inoltre chiarire che le eventuali opinioni politiche da loro espresse a terzi sono strettamente personali e non rappresentano, pertanto, l’opinione e l’orientamento dell’Azienda.

7.2 Contributi e sponsorizzazioni

T.M. S.R.L. può aderire alle richieste di contributi limitatamente a proposte di valore culturale o benefico provenienti da enti e associazioni non profit di riconosciuta affidabilità e professionalità.
Le attività di sponsorizzazione possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire, T.M. S.R.L. presta particolare attenzione verso ogni possibile conflitto di interessi.

7.3 Normativa antiriciclaggio

I dipendenti, i dirigenti, i responsabili di Area, ed i collaboratori di T.M. S.R.L. non devono, in alcun modo e in alcuna circostanza, violando le procedure aziendali in essere, ricevere o accettare la promessa di pagamenti in contanti o correre il rischio di essere implicati in vicende relative al riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite.
Prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con fornitori ed altri Partners in relazioni d’affari di lungo periodo, devono assicurarsi circa l’identità, l’integrità morale, la reputazione ed il buon nome della controparte, nonché accertarsi che l’eventuale fornitore non sia iscritto nella black list od eventualmente fare le comunicazioni previste dalla normativa vigente.
T.M. S.R.L. si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni di legge, sia nazionali che internazionali, in tema di antiriciclaggio, in particolare, ma non esclusivamente il D.Lgs. 231/07 e s.m.i.

8 INFORMAZIONI RISERVATE E TUTELA DELLA PRIVACY (D.LGS.196/03)
L’attività di T.M. S.R.L. può richiedere l’acquisizione, la conservazione, il trattamento, la comunicazione e la diffusione di dati, documenti ed informazioni attinenti a negoziazioni, procedimenti, operazioni e contratti.
Le banche dati della Società possono contenere, inoltre, dati personali protetti dalla normativa a tutela della privacy, dati che non possono essere resi noti all’esterno ed infine dati la cui divulgazione potrebbe produrre danni alle Imprese stesse.
Ciascun Destinatario è quindi tenuto a tutelare la riservatezza e confidenzialità delle informazioni apprese in ragione della propria funzione lavorativa.
Tutte le informazioni, conoscenze e dati acquisiti o elaborati dai Destinatari attraverso le proprie mansioni non possono essere utilizzati, comunicati o divulgati, se non in conformità a quanto previsto dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.
Ciascun Destinatario dovrà:

  • acquisire e trattare solamente i dati e le informazioni necessari e direttamente connessi alla propria attività;

  • conservare detti dati e informazioni in modo tale da impedire a terzi estranei di prenderne conoscenza;

  • comunicare e divulgare i dati e le informazioni nell’ambito delle procedure adottate dall’Azienda;

  • valutare e determinare la natura confidenziale e riservata delle informazioni;

  • osservare gli obblighi di riservatezza anche dopo la cessazione del rapporto con la Società, in conformità alla normativa vigente e/o agli impegni contrattuali precedentemente assunti.

T.M. S.R.L. a sua volta, si impegna a proteggere le informazioni ed i dati relativi ai propri Destinatari e ai terzi, e ad evitare ogni uso improprio degli stessi.
Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita, usi illeciti o non corretti dei dati oggetto di trattamento da parte della Società.

9 MODALITA’ DI APPLICAZIONE

9.1 Comunicazione e diffusione del codice etico

T.M. S.R.L. s’impegna a favorire e garantire adeguata conoscenza del Codice Etico e a divulgarlo, con tutti i mezzi ritenuti più opportuni presso i soggetti interessati, mediante apposite ed adeguate attività di comunicazione e/o pubblicazione negli uffici della Società.
Una copia cartacea viene distribuita al personale ed ai collaboratori in servizio attuale e futuro, richiedendo agli stessi una dichiarazione per iscritto di avvenuto ricevimento.
Affinché chiunque possa uniformare i suoi comportamenti a quelli descritti, si assicura un adeguato programma di formazione e una continua sensibilizzazione dei valori e delle norme etiche contenute nel presente Codice.

9.2 Organismo di vigilanza

T.M. S.R.L. s’impegna a rispettare e a far rispettare le norme anche e soprattutto attraverso l’istituzione di un Organismo di Vigilanza (OdV); la costituzione di tale Organismo, ai sensi del D.Lgs. 231/01 (art. 6, comma 1, lett. a e b) e s.m.i., è presupposto inderogabile per il carattere di “esimente della responsabilità” attribuito al modello stesso dall’applicazione del decreto.
L’OdV ha come requisiti principali l’autonomia e indipendenza, la professionalità e la continuità d’azione.
A tale organismo sono demandati i compiti di vigilanza e monitoraggio in materia di attuazione del Codice Etico, occupandosi in particolare di:

  • monitorare costantemente l’applicazione del Codice Etico, anche attraverso l’accoglimento delle eventuali segnalazioni e suggerimenti;

  • segnalare eventuali violazioni di significativa rilevanza;

  • esprimere pareri vincolanti in merito all’eventuale revisione del Codice Etico o delle più rilevanti politiche e procedure aziendali, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice stesso.

9.3 Segnalazioni e violazioni

T.M. S.R.L. provvede a stabilire adeguati canali di comunicazioni attraverso i quali i soggetti interessati possono rivolgere per iscritto le proprie segnalazioni in merito alla violazione o sospetto di violazione del Codice Etico.
In particolare si rende disponibile sul sito l’account dove far prevenire le eventuali segnalazioni a:
info@tmelectro.com.
In caso di violazioni del Codice Etico, la società adotta, nei confronti dei responsabili delle violazioni stesse, laddove ritenuto necessario per la tutela degli interessi aziendali e compatibilmente a quanto previsto dal quadro normativo vigente e anche dal sistema sanzionatorio previsto dal “modello 231”, rovvedimenti disciplinari, che possono giungere sino all’allontanamento dalla società degli stessi responsabili.
T.M. S.R.L. nei casi verificati di infrazione ai principi del Codice Etico che presentino altresì gli estremi di reato, si riserva di procedere giudizialmente nei confronti dei soggetti coinvolti.

 
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